Obligations et responsabilités des parents

V’là l’Bon Vent est une prématernelle gérée par les parents. Son succès dépend du  soutien et de la participation significative de tous les parents.

Cette section offre une description détaillée des postes que vous pouvez occuper au sein de l’asscociation, apportant ainsi votre pierre à l’édifice afin de donner une fondation robuste a l’éducation de votre (vos) enfant(s). L’accomplissement des activités décrites dans cette section permettra à Prématernelle V’là l’Bon Vent d’atteindre son plein potentiel. Ainsi peut-elle s’assurer que chaque enfant aura la chance d’avoir une éducation de grande qualité dans un environnement d’apprentissage agréable sans pareil.

Chaque famille s’engage à:

  • Assister à deux réunions des parents : la Session d’orientation et l’ assemblée générale annuelle ;
  • S’acquitter avec diligence des obligations et responsabilités exigées par le poste qu’elle aura choisi ou qu’elle se verra attribuée.

Dans la mesure du possible, il appartient à chaque famille de choisir les tâches qu’elle veut accomplir tout au long de l’année. Veuillez noter que

  • Certains postes vous demandent de participer avant le début ou après la fin de l’année scolaire ; d’autres tâches doivent être accomplies à certains moments précis en cours d’année scolaire.
  • Certaines tâches exigent des activités spécifiques (nettoyage de la salle de classe et des jouets). D’autres offrent plus de latitude (promotion de la prématernelle, levée de fonds).
  • Certains rôles/activités ne visent qu’une classe donnée. D’autres, au contraire, s’appliquent aux deux classes.
  • Il pourrait s’avérer utile de contacter votre prédécesseur le plus tôt possible afin d’obtenir de plus amples informations sur le poste /  les activités que vous aurez choisis). Le coordonnateur (la coordonnatrice) de communication se fera le plaisir de vous aider à ce sujet.
  • Au cas où vous voudriez davantage de précisions, veuillez vous adresser au responsable des inscriptions de la Prématernelle (inscriptionsvbv@gmail.com)

Membres du Conseil d’administration 

Postes
1 Président(e)
2 Vice-Président(e)
3 Trésorier(e)
4 Secrétaire
5 Registraire

Membres ordinaires 

Postes  Nombre de parents

requis
1 Assistant du (de la) trésorier(e) 1
2 Assistant du (de la) registraire 1
3 Coordonnateur (coordonnatrice) de la Sante et sécurité 1
4 Représentant au Comité des partenaires 1
5 Coordonnateur (coordonnatrice) de la communication 1
6 Coordonnateur (coordonnatrice) des documents et contenu du site web 2
7 Organisateur (organisatrice) des fêtes / anniversaires des enfants 3
8 Coordonnateur (coordonnatrice) de l’entretien et réparation 2
9 Coordonnateur (coordonnatrice) de l’approvisionnement en fournitures scolaires 1
10 Coordonnateur (coordonnatrice) de la  promotion 2
Total 15

Membres du Conseil d’administration 

Président(e) : presidentvbv@gmail.com 

Obligations et responsabilités :

  • Coordonne les activités du Conseil d’administration, y compris la mise sur pied de comités
  • Convoque les réunions mensuelles ainsi que les réunions extraordinaires
  • Prépare l’ordre du jour des réunions, en consultation avec l’Éducatrice et les membres du conseil d’administration
  • Préside les réunions du Conseil d’administration
  • Prépare un rapport d’activités à chaque assemblée générale annuelle
  • Signe les chèques, les rapports et tous les documents qui requièrent sa signature
  • Peut être appelé́(e) à participer ou à représenter le Conseil d’administration à diverses réunions externes (ex. réunions avec le comité́ de construction d’une nouvelle école) et conférences (ex. Congrès annuel de la Fédération des parents francophones de Colombie Britannique) et en informe les membres du Conseil d’administration
  • Envoie instamment à l’Éducatrice et aux autres membres toute information qui les concerne  (courriels à partir de: Boîte de réception du courriel du President presidentvbv@gmail.com)
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Vice-président(e) : vpvbv@gmail.com

 Obligations et responsabilités :

  • Assiste et remplace le Président en cas de non disponibilité
  • Seconde le Président à la mise sur pied de comités
  • Participe aux réunions
  • A le pouvoir de signer les chèques, les rapports et autres documents
  • Peut diriger certains comités spéciaux (promotion, collectes de fonds, demandes de subventions, ressources humaines, acquisition de matériels, réparations, organisation des fêtes et sorties, etc.)
  • Coordonner les collectes de fonds
  • Coordonner les tâches des bénévoles
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Trésorier (Trésorière): tresorerievbv@gmail.com 

Obligations et responsabilités :

  • Gère les finances de la prématernelle
  • Responsable de la tenue des livres de compte
  • Participe aux réunions
  • Soumet un rapport financier et rend compte de toutes les transactions au conseil à chaque réunion du Conseil d’administration
  • S’assure de payer le salaire du personnel ainsi que toutes les factures, cotisations, abonnements et tout autre frais lié aux activités du Conseil d’administration
  • Prépare les rapports financiers
  • A chaque assemblée générale annuelle, présente le rapport financier de l’année ainsi qu’un budget préliminaire pour l’année à venir
  • Signe conjointement les chèques avec le Président
  • Prépare les formulaires fiscaux à l’intention des parents
  • Fait des demandes de subventions auprès du Ministry of Children
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Secrétaire 

Obligations et responsabilités :

  • Rédige et distribue aux membres les convocations aux assemblées ainsi que l’ordre du jour des réunions (si ce n’est fait pas par le président), et présente annuellement un rapport des activités du secrétariat à l’assemblée annuelle générale
  • Participe aux réunions
  • Rédige le procès-verbal des réunions
  • Rédige, distribue, met à jour et conserve les procès-verbaux des réunions dans un classeur à reliure à anneaux et placée d’une manière très visible dans la salle de classe et mise à la disposition des parents pour consultation
  • Conserve, dans des classeurs, tout document officiel relevant du Conseil d’administration, y compris une copie des statuts et règlements, soumet au ministère toute modification apportée à ceux-ci et en remet une copie à l’école Rose des vents
  • Fait part de toutes les correspondances reçues aux membres du Conseil d’administration lors de réunions ordinaires et les conserve dans un classeur
  • Garde une liste des membres du Conseil d’administration dûment mise a jour (noms, numéros de téléphone, adresses, courriels) de concert avec le trésorier (trésorière)
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Registraire inscriptionsvbv@gmail.com 

Obligations et responsabilités :

  • Participe aux réunions
  • Récolte les inscriptions des enfants
  • Gère les dossiers des inscriptions sur le site internet
  • Répond aux demandes d’information des parents
  • Informe les parents du statut de la candidature de leurs enfants au niveau de la préinscription
  • Perçoit les chèques relatifs au frais de préinscription, au droit d’inscription officielle, au frais de scolarité et les chèques de dépôt de garantie d’exécution
  • Rapporte aux membres du Conseil d’administration l’état actuel du recrutement et en informe l’Educatrice par écrit
  • Tient à jour une base de données des enfants inscrits et préinscrits ainsi que de parents potentiels
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Membres ordinaires

Assistant(e) du trésorier (de le trésorière)

Nombre de volontaires : 1

  • Rend compte au trésorier (à la trésorière)

Obligations et responsabilités :

  • Planifie et organise les levées de fonds (Décembre, Mai)
  • Aide le trésorier (trésorière) dans toutes les affaires en cours
  • Achète les fournitures (articles de papeterie, riz et haricots pour table d’exploration, etc.) telles que requises par l’éducatrice et le Conseil d’administration
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Assistant (e) du (de la) registraire 

Nombre de volontaires : 1

  • Rend compte au (à la) registraire

Obligations et responsabilités :

  • Aide le (la) registraire dans diverses tâches, y compris
  • Répond aux demandes d’information des potentiels parents
  • Perçoit les frais de scolarité et dépôts
  • Aide Inscription lors des soirées portes ouvertes
  • Prépare les cartes de remerciement à l’intention des parents volontaires pour leur participation aux évènements
  • Tenir une liste des parents des anciens élèves qui souhaiteraient une inscription précoce de leurs jeunes frères et sœurs
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Coordonnateur (coordonnatrice) de santé et sécurité

Obligations et responsabilités :

Participe à quelques réunions du Conseil d’Administration

  • Procède à des exercices d’évacuation (incendie, tremblement de terre)
  • Participe aux réunions du comité́ d’urgence de l’école Rose-des-vents au nom de Prématernelle V’là l’bon vent
  • Avertit les familles et les éduquer au sujet des problèmes actuels et/ou émergents liés à la santé et à la sécurité
  • Donner des conseils en matière d’hygiène concernant le nettoyage de la salle de classe et des jouets
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Représentant au Comité des partenaires

Obligations et responsabilités :

  • Participe à quelques réunions du Conseil d’Administration
  • Assiste aux réunions mensuelles des partenaires (Association des parents d’élèves de Rose des vents, Association des parents d’élèves de Jules Verne, Service de garde, Garderie) et en rend compte au Conseil d’administration
  • Tient le Conseil d’administration informé des problèmes de délocalisation de la prématernelle
  • Recherche des sites potentiels pour la prématernelle et en informe le Conseil d’Administration
  • Rédige le procès-verbal de la dernière réunion du Comité des partenaires
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Coordonnateur (coordonnatrice) de la communication

Obligations et responsabilités : 

  • Participe à quelques réunions du Conseil d’administration
  • Etre constamment en communication face à face avec l’Éducatrice et les parents
  • Envoie mensuellement un courriel demandant aux parents leurs suggestions et commentaires
  • Envoie aux parents, une fois tous les deux mois, des bulletins d’information sur les activités, dates importantes et autres annonces, etc.
  • Vient en aide au Président pour contacter les parents
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Coordonnateur (coordonnatrice) des documents et contenu du site web

Nombre de volontaires : 2

  • Rend compte au Président

Obligations et responsabilités :

  • Met à jour le Guide aux familles (de concert avec le Conseil d’Administration)
  • Met à jour les OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS DES PARENTS (de concert avec le Conseil d’Administration)
  • De concert avec le Conseil d’Administration
  • édite et met à jour le contenu existant
  • rédiger de nouveaux contenus
  • fait réviser les nouvelles mises à jour
  • Améliore, répare, ou achète des équipements de bureau (ordinateurs, imprimantes, téléphone …)
  • S’assure que le poste fixe est en bon état de fonctionnement et que l’abonnement n’arrive pas à échéance
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Organisateur (organisatrice) des fêtes / anniversaires des enfants

Nombre de volontaire : 3

  • Rend compte au Vice-Président

Obligations et responsabilités :

  • Planifie et organise les fêtes de classe (Noël et Fin d’année scolaire)
  • A une réunion avec l’Éducatrice en Octobre pour discuter des plans pour Noël et en Avril pour la fin d’année scolaire
  • Organise les fêtes d’anniversaire en classe (30 minutes), s’arrange avec les parents pour obtenir des histoires, photos/vidéos de l’enfant intéressé(e)
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Coordonnateur (coordonnatrice) de l’entretien et réparation

 Nombre de volontaires : 2

  • Rend compte au coordonnateur / à la coordonnatrice de Sante et sécurité

Obligations et responsabilités :

  • Nettoyage de la salle de classe et des jouets en Décembre et en Mars
  • Entretien et réparation des jouets et ameublement
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Coordonnateur (coordonnatrice) de l’approvisionnement en fournitures scolaires  

Nombre de volontaires : 1

  • Rend compte au Président

Responsabilités :

  • Coordonne les commandes de livres scolaires pour la prématernelle
  • L’éducatrice met à la disposition des responsables des instructions détaillées en vue de remplir ce rôle
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente

Coordonnateur (coordonnatrice) de la Promotion 

Nombre de volontaires : 2

  • Rend compte au Président

Obligations et responsabilités :

  • Planifie et organise les soirées portes ouvertes en Février/Mars, ce qui implique:
  • Distribue des prospectus publicitaires
  • Prépare de l’artisanat, des travaux manuels et des activités
  • Fait le nécessaire pour les rafraîchissements
  • Participe aux soirées portes ouvertes elles-mêmes
  • Range et nettoie la salle de classe avant et après l’évènement
  • Contacte le coordonnateur (la coordonnatrice) du contenu du site web pour s’assurer de la continuité de la promotion de la prématernelle sur internet
  • Promeut la prématernelle de manière régulière
  • Produit et place les dépliants auprès des centres communautaires et communautés francophones
  • Tout autre problème qui est de son ressort, dès qu’il se présente